Tenir une assemblée générale

Quelles sont les compétences de l’AG ?

L’assemblée générale est seule compétente pour prendre les décisions suivantes:

• la nomination et la révocation des administrateurs, et la fixation de leur nombre à la majorité des voix des membres présents ou représentés,
• la nomination et la révocation du réviseur d’entreprises agréé, à la majorité des voix des membres présents ou représentés,
• la décharge à octroyer aux administrateurs et au réviseur d’entreprises agréé, à la majorité des voix des membres présents ou représentés
• l’approbation des comptes annuels de l’année précédente, à la majorité des voix des membres présents ou représentés,
• l’approbation du budget prévisionnel pour l’exercice suivant sur base d’un plan d’action, à la majorité des voix des membres présents ou représentés,
• l’exclusion d’un membre, à  la majorité des 2/3 des voix des membres présents ou représentés,
• la modification des statuts, à la majorité des 2/3 des voix des membres présents ou représentés et ces membres doivent eux-mêmes représenter au moins  2/3 de l’ensemble des membres effectifs de l’association,
• la modification du but de l’association, à la majorité des 3/4 des voix des membres présents ou représentés et ces membres doivent eux-mêmes représenter au moins  2/3 de l’ensemble des membres effectifs de l’association,
• la dissolution de l’association, et la nomination du liquidateur, à la majorité des voix de 2/3 par au moins 2/3 des membres présents ou représentés,
• l’introduction d’une demande en vue de la reconnaissance du statut d’utilité publique, à la majorité des voix des membres présents ou représentés, et 
• tous les autres cas où les statuts l’exigent, à la majorité des voix des membres présents ou représentés.

Qui participe ?

Il est obligatoire d’inviter les membres qui sont les personnes ayant acquitté leur cotisation annuelle. Leur présence n’est pas obligatoire, ils peuvent s’absenter ou alors donner une procuration à un autre membre ou à un tiers si cela est prévu dans vos statuts. Vous pouvez inviter d’autres personnes, par exemple des donateurs, des bénévoles ou des tiers intéressés, qui cependant ne doivent en aucun cas participer aux votes.

Combien de membres doivent être présents ?

Les assemblées générales qui sont appelées à délibérer sur la modification des statuts et sur la dissolution de l’association doivent réunir 2/3 des membres présents ou représentés. Elles prennent leurs décisions à une majorité qualifiée des 2/3.  Attention toutefois, lorsqu’il est proposé à l’assemblée générale de modifier le but dans lequel l’association a été constituée, il faut non seulement que l’assemblée réunisse au moins 2/3 de l’ensemble de ses membres, et il faut en outre que ceux-ci prennent leur décision à une majorité qualifiée des 3/4.

Toutes les autres assemblées générales prennent leurs décisions à la majorité simple des voix des membres présents ou représentés, indépendamment du nombre de membres présents.

Les votes à main levée ou à bulletin secret ? 

En principe les votes d’ordre personnel, comme l’élection des administrateurs ou l’exclusion d’un membre, se font par scrutin secret pour préserver l’anonymat des votes exprimés. Les autres votes se font à main levée. Les statuts peuvent prévoir le type de vote devant être adopté et l’assemblée générale peut décider, séance tenante, si les votes se font à main levée ou de manière anonyme.

Peut-on tenir une assemblée par visioconférence ?

Oui, mais il faut que les statuts le prévoit et précisent que les membres qui participent à l’assemblée par visioconférence ou par des moyens de télécommunication permettant leur identification, sont réputés présents. Ces moyens doivent satisfaire à des caractéristiques techniques garantissant la participation effective à l’assemblée, dont les délibérations sont retransmises de façon continue.

Quand organiser une assemblée générale ?

Une assemblée générale par an est indispensable pour approuver les comptes annuels de l’exercice écoulé et adopter le budget prévisionnel pour l’exercice suivant. Une ou des assemblées générales supplémentaires peuvent s’avérer nécessaires pour, à titre d’exemple, suppléer à la défection d’administrateurs, approuver des moyens budgétaires supplémentaires ou autoriser des nouveaux développements.

Des procès-verbaux ?

Oui, les décisions de l’assemblée générale doivent être actées dans un procès-verbal. Vos statuts prévoient comment ces décisions sont portées à la connaissance de vos membres. Cela peut se faire, à titre d’exemple, par l’envoi du procès-verbal aux associés, par sa publication sur votre site web ou encore par l’accès donné aux associés ou à des tiers pour consulter le procès-verbal au siège de l’association.