L'organisation d'une manifestation demande une planification minutieuse des différentes activités pour d'assurer le succès de l'événement:

6 à 8 mois auparavant

• Prendre la décision d'organiser une manifestation
• Constituer une équipe d'organisation
• Se concerter avec les intervenants, artistes, musiciens et modérateurs
• Elaborer un thème, sujet de l'événement
• Fixer la date de la manifestation (Prévoir jour de rechange)
• Clarifier s'il y a d'autres manifestions au même moment ?
• Fixer le lieu de la manifestation
• Réserver la salle / le lieu
• Annoncer la manifestation auprès des institutions / administrations et fédérations affiliés
• Etablir un budget prévisionnel complet
• Demander des devis auprès des sociétés (Imprimerie, Sonorisation, …)
• Prendre contact avec des partenaires de coopération
• Informer les personnalités du rendez-vous
• Etablir une liste avec les sponsors

4 à 6 mois auparavant

• Planifier le programme en détail (Déroulement, Scène, Accueil, …)
• Demander les autorisations requises
• Entretien avec les sponsors
• Fixer les moyens de publicité

2 à 3 mois auparavant

• Demander des bénévoles potentiels
• Envoi des invitations aux bénévoles
• Planifier les besoins en personnel
• Préparer et coordonner le programme d'animation
• Prendre une décision concernant la restauration (Choix des plats et boissons)
• Prévoir la décoration / aménagement de la salle
• Etablir une liste avec le matériel nécessaire (sonorisation, lumière, matériel de projection)
• Se concerter avec les assurances nécessaires
• Organiser la prévente
• S'enregistrer auprès de la SACEM
• Etablir une liste des invités / invités d'honneur
• Panneaux de publicité : Lieux d'installation / Demander l'autorisation
• Fixer les lieux d'affiches
• Organiser la distribution de tracts
• Faire réaliser les imprimés et la publicité
• Contrôler le budget / Demander des devis

4 à 6 semaines auparavant

• Réunion avec les bénévoles
• Envoi des invitations aux invités d'honneur
• Mise en place des affiches et distribution des flyers / Contrôle régulier de l'état des affiches
• Fixer la restauration
• Fixer les prix (consommation, tombola, etc.)
• Prendre contact avec la presse

3 semaines auparavant

• Mettre en place les panneaux de publicité et de signalisation

1 semaine auparavant

• Contrôler le matériel et les appareils nécessaires
• Préparer la documentation pour la presse
• Tenir une conférence de presse
• Répartition des charges et planning du personnel

la veille

• Installer le matériel, tentes, …
• Aménager la salle / le lieu de la manifestation
• Mettre en place la signalisation / places de parking
• Afficher la publicité des sponsors
• Faire une dernière vérification

Le jour même - avant la manifestation

• Vérifier les moyens de communications
• Occuper la caisse
• Mettre les bénévoles au courant de leurs tâches
• Distribuer les invitations aux bénévoles pour la soirée de remerciement
• Vérifier les installations (Sonorisation, Lumière, …)
• Contrôler la présence des orateurs, acteurs, participants
• Installer les locaux sanitaires, contrôler les issues de secours

Au courant de la manifestation

• Accueillir les participants
• Prendre en charge les invités, sponsors, médias
• Verifier l'état des installations sanitaires
• Contrôler les issues de secours

Après la manifestation

• Démonter l'équipement et les installations
• Publier les photos de la manifestation sur son site Internet
• Eliminer les déchêts (recyclage) et nettoyage des locaux et alentours
• Enlever les panneaux de signalisation et de publicité

Une semaine après

• Faire les comptes
• Payer les factures
• Se concerter au sujet de la manifestation et prendre note des améliorations à faire
• Envoyer des lettres de remerciements aux collaborateurs, sponsors, médias, Administration Communale
• Réaliser une fête pour les bénévoles