Dépôt des dossiers

En pratique et suivant les « guides-lines » publiées sur le site Internet du RCS, les asbl et les asbl reconnues d’utilité publique, doivent fournir pour leur immatriculation initiale :

• un formulaire de réquisition « asbl » en double exemplaire dûment remplis et signés qui reprend les membres du Conseil d’administration
• les statuts enregistrés en triple exemplaire
• une liste des membres par ordre alphabétique en double exemplaire

Les fondations doivent déposer comme les asbl le formulaire de réquisition en double exemplaire dûment datés et signés.

Les statuts des fondations doivent être conformément à la loi de 1928 rédigés sous la forme d’un acte authentique ou bien par testament et les membres du Conseil d’Administration font partie intégrante de ces statuts.

Les statuts doivent être déposés en triple exemplaire et être accompagnés d’une copie de l’arrêté grand-ducal d’approbation de la fondation.

En cas de modifications à signaler au RCS d’après la loi de 1928, les asbl et les asbl d’utilité publique doivent fournir

- le formulaire de réquisition en double exemplaire dûment remplis et signés; sur ce formulaire sont indiqués les changements pour les organes de gestion de l’asbl

- s’il y a des modifications aux statuts, les statuts modifiés en triple exemplaire dûment enregistrés

- s’il y a des changements dans les membres, la liste des membres modifiée en double exemplaire

Pour les fondations, le RCS demande le même formalisme, sauf à noter que les statuts d’une fondation sont obligatoirement rédigés par acte notarié ou par testament. Les changements dans les organes de gestion sont indiqués dans le formulaire de réquisition.

Pour la radiation, les asbl et les asbl reconnues d’utilité publique, doivent déposer

- le formulaire de radiation en double exemplaire dûment datés et signés

- un document authentique ou sous seing privé, dûment enregistré, actant la dissolution et la liquidation et précisant l’affectation des biens de l’asbl, en triple exemplaire.

Les fondations doivent déposer le formulaire de radiation en double exemplaire dûment signés et remplis et un document dûment enregistré actant la dissolution et la liquidation en triple exemplaire. Dans tous les cas, la publication du document actant la dissolution et la liquidation est obligatoire.

Pour d’autres cas de formalités, le RCS prévoit pour les asbl et les asbl d’utilité publique le dépôt des comptes annuels, car l’autorisation pour pouvoir bénéficier de libéralités à 30.000 € ne sera accordée que si l’association a déposé auprès du RCS ses comptes annuels depuis sa création ou se rapportant aux 10 derniers exercices.

Pour les asbl, le RCS prévoit encore le dépôt une fois par an de l’indication par ordre alphabétique, des modifications qui se sont produites dans la liste des membres de l’association.

Pour les fondations, il faut obligatoirement déposer les comptes annuels et les budgets dûment enregistrés et requérir leur publication intégrale.

Frais de publication

Les immatriculations, inscriptions, notifications et radiations, ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises et la délivrance d’extraits donnent lieu au paiement de frais. Ces frais sont utilisés pour couvrir les frais de fonctionnement et les investissements du RCS.

Les dépôts en vue de la publication au Mémorial ne sont acceptés que moyennant justification du paiement d’un forfait entre les mains des receveurs respectifs des bureaux d’enregistrement. Ce forfait est fixé par la loi à 75 € par page.

Le coût d’insertion des actes, extraits d’actes et documents déposés ou présentés en vue de leur publication au Mémorial est fixé à 12,50 € pour chaque insertion.

Il est dû en outre pour chaque insertion 0,75 € par ligne jusqu’à concurrence de 15 lignes et 1,40 € pour chaque ligne dépassant le nombre de 15.